Причины неэффективности совещаний и собраний

Хотя собрания – это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили что-то подобное.

«С таким же успехом я мог бы и не приходить на эту встречу». (Если вам не предоставили возможность принять участие в обсуждении.)

«Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.)

«Все мои предложения раскритиковали». (Если у вас не было возможности как следует изложить свою точку зрения.)

«Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.)

«Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.)

Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.

Чтобы собрание получилось результативным, им необходимо управлять. Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет. Чтобы достичь максимальных результатов, необходимо мотивировать и побуждать всех участников к активному сотрудничеству в решении проблем. Если организаторы встречи не знают или не понимают своих обязанностей, то они не смогут:

Придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;

Предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;

Контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;

В конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.

Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.

Если заранее не подготовить список вопросов, которые необходимо обсудить на собрании, возникнет множество проблем. Отсутствие повестки дня чревато появлением нежелательных результатов.

Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.

Невозможно установить регламент собрания. Обычно такие собрания заканчиваются после того, как люди выпустили пар, заскучали или же им просто нужно уйти.

Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.

У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.

Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.

Результат совещания непосредственно зависит от того, как организаторы и участники относятся к нему. Ниже приведены признаки, указывающие на то, что люди не осознали важности мероприятия.

Замена приглашенного участника.

Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.

Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.

Иногда людей приглашают на совещание по ошибке. Но если оно организовано на высшем уровне, то приглашенные даже не поймут, что их присутствие не обязательно.

Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.

Необходимо правильно выбрать место и обеспечить хорошие условия, способствующие проведению заседания. Очень трудно сконцентрироваться на обсуждении проблемы, если заседание длится слишком долго, если в помещение постоянно кто-то заглядывает или же присутствующие разговаривают друг с другом на отвлеченные темы. Организаторы встречи обязательно должны создать подходящие условия для эффективной работы участников мероприятия.

Организация совещания отнимает много времени и сил. Поэтому некоторые руководители отдают предпочтение телефонным звонкам. Иногда, действительно, стоит задуматься о целесообразности проведения собрания.

На совещании, как правило, решения принимаются коллективно, поэтому иногда к этим мероприятиям прибегают как к способу избежать личной ответственности.

Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.

Совещания позволяют решить множество вопросов. Результатом собрания или совещания должны быть конкретные действия, даже если оно было посвящено назначению даты следующего собрания. Воспринимая подобные мероприятия как конструктивный способ принятия решений, можно получить желаемый результат.

Подумайте о вашем отношении к совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?

^ Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?

^ Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?

^ Приходилось ли вам присутствовать на совещании, которое, как выяснилось позже, было вам совершенно не нужно?

^ Приходилось ли вам присутствовать на собрании неподготовленным?

^ Приходилось ли вам присутствовать на плохо организованных собраниях?

^ После посещения заседания приходилось ли вам задумываться о целесообразности его проведения?

Если на большинство вопросов вы ответили утвердительно, подумайте, как улучшить подготовку к проведению собрания.

Выяснить, почему некоторые собрания не принесли результата;

Понять, что правильное отношение к совещанию – залог его успешного проведения;

Хорошо подготовить собрание;

Обеспечить необходимые условия для проведения заседания, чтобы помочь людям сконцентрироваться на принятии решения;

Сообщить участникам совещания о вопросах, вынесенных на повестку дня;

Статистика показывает, что большую часть времени любой руководитель проводит непосредственно на планерках, летучках и совещаниях. Такая уж специфика профессии управленца, чтобы направлять работу других людей, вдохновляя, наставляя и инструктируя ежедневно. Как проводить совещание правильно и эффективно, к величайшему сожалению, знают немногие.

Неэффективная работа

Причины, по которым и сам начальник, и все подчиненные тратят бесполезно уйму рабочего времени – это:

1. Неумелая подготовка самого выступления: не записаны и не выделены заранее главные пункты и требования;
2. Некомпетентное проведение совещания, когда суть выкладывается неэффективно, недоходчиво и неинтересно;
3. Отсутствие четких выводов и итогов;
4. Не зная основ того, как правильно проводить совещание, директора тратят много лишнего времени, вставляя ненужную информацию и ведя беседу не о том.

Эффективность вашей работы, если вы занимаете руководящую должность, напрямую зависит от вашего умения обрисовки конкретных целей работы. Вашим подчиненным вне зависимости от восприимчивости и возможностей понимания должно сразу становиться все ясно. Нужно иметь четкую цель, конкретную информацию и вливать её в уши своим слушателям.

Причины проведения совещания

Вся информация о том, как проводить совещание, изложена ниже и довольно проста для понимания. Для начала нужно определиться с причинами проведения того или иного собрания подчиненных. Существует список необходимых первоочередных причин, которые оправдывают проведение планерок и летучек:

Естественно, противопоказаны любые совещания, которые не имели времени на подготовку того, что будет говориться. Лучше отложить проблему и продумать все необходимое, чем проводить бесполезное совещание. Не вплетайте в общее обсуждение свои личные вопросы и конфликты, которые должны решаться наедине. Это не принесет никакой пользы группе, а тем более может выставить вас некорректным и неэтичным.

Разобраться, как правильно проводить совещание, и в каких случаях избежать его, довольно просто. Слушайте свою деловую логику и интуицию. Совершенно бестолковыми станут планерки и летучки по вопросу, который либо не имеет никаких путей решения и не требует обсуждения, либо который уже практически решен. Не тратьте время своих подчиненных на решение тех проблем, которые этого времени, по сути, не стоят. Всегда думайте об актуальности проблематики.

Будьте всегда конкретны во времени. Вы должны давать понять своим подчиненным, что каждая минута имеет значение. Делайте специальные штрафы за опоздания: денежные, физические или моральные. Придумайте метод, при котором все ваше подчинение будет работать как часы.

Разбираясь в тонкостях того, как проводить совещание, нужно разделить это комплексное занятие на части и рассмотреть каждый пункт отдельно.

Определяемся с целью и необходимостью совещания

Очень важно определиться с тем, для чего оно вам нужно. Возможно, вы имеете конкретную информацию, а может перед всем коллективом встала серьезная проблема? Очертите уже изначально цель всеобщего собрания, чтобы от этой цели двигаться дальше. Направление действий коллектива, новые идеи, конфликтные ситуации или необходимое обсуждение – все может стать целью будущей планерки или летучки.

Список присутствующих

Определитесь четко с тем, кто именно вам нужен на совещании. Не нужно без разбору приводить на собрание всех, нужно знать, кто в обсуждаемой проблеме компетентен и ссылаться на них. Как вы сможете проводить совещание, если половине людей это может быть совершенно не интересно. Определившись с целью совещания, пригласите ключевых работников, которые более всего компетентны в теме. Не забывайте про смежные вопросы, которые могут возникнуть во время обсуждения, и без лишних сомнений зовите людей, которые в этих вопросах могут пригодиться.

Конечно, даже вопросов не вызывает тот факт, что на собрании должны присутствовать работники, которые должны будут выполнять те или иные функции, обговариваемые на планерке. Всем, кому информация пригодится во время работы, разошлите приглашения.

Определитесь с повесткой дня

Для этого нужно руководиться специальным списком, который вы должны иметь не только в уме, но желательно и на бумаге:

• Дата и время планерки, летучки или совещания, место проведения мероприятия;
• Укажите, кто проводит это совещание (кроме вас могут присутствовать эксперты или компетентные комментаторы);
• Напишите список участников (по именам желательно, но если команда очень большая, то по группам, цехам, офисам, секциям и т п);
• Расставьте ключевые роли;
• Очертите формат встречи;
• Временные ограничения в самом проведении или отдельных выступлениях;
• Определитесь, нужна ли участникам совещания какая-либо специальная подготовка.
• Временные рамки

Вы должны понимать, что не разберетесь с вопросом как эффективно проводить совещание, если не будете понимать значения временных рамок встречи. Не забывайте, что человек только первые полчаса активно может воспринимать и слушать информацию. Постарайтесь не затягивать с этим мероприятиям. Естественно, ваше совещание может длиться до двух часов, но чем сжатее оно будет во времени, тем лучше.

Обдумайте место проведения

Вы должны знать конкретно, где именно хотите провести свое совещание и какие средства для этого вам понадобятся (проекторы, телефоны, мультимедийные доски, чертежи или прочее). Обдумайте все вплоть до мебели и размеров помещения. Такие детали, как цвет стен и количество окон, могут качественно влиять на эффективность мероприятия.

Роли участников

Нужно ориентироваться, как проводить совещание с умом и эффективностью при помощи отведенных для этого специалистов. Вы должны расставлять акценты в любом собрании и задействовать как можно больше ключевых людей. Если вы выступаете на этой планерке лидером, то вам необходимо самому полностью или же частично вести переговоры. Вы должны доносить до слушателей главные цели и что самое главное – донести результаты и подвести итоги. Если собрание в форме дискуссии, то вам понадобится посредник, а если дискуссия начинает медленно сползать с намеченной траектории, то для поддержания её обсуждения понадобятся ассистенты. Секретарь необходим для фиксации всего сказанного, а эксперт – для подтверждения или опровержения гипотез и высказывания компетентного мнения.

Ваша подготовка

Вы должны иметь на руках все нужные документы и цифры. Вы должны прекрасно понимать что есть секреты того как проводить свое совещание более эффективно, психологически располагая к себе публику. Займитесь своей манерой речи и поведения, постарайтесь быть убедительнее и конкретнее. Держите перед собой повестку дня постоянно. Обрастите её фактами, мнениями, комментариями и подтверждениями. Вы должны быть компетентны в предстоящем вопросе.

Выводы

Научитесь делать выводы. Как бы ни была убедительна информация, выложенная вами на публику в течение предыдущего часа, Вы должны подвести черту и выдать факт. Для выводов могут требоваться голосования, вы должны быть готовы выступить объективной и компетентной стороной.

Любая команда любит сильного и уверенного в себе оратора. Красноречие – прекрасный дар, но в деловом мире, где каждая минута имеет свою цену, вы должны уметь быстро и качественно доносить информацию до публики. Если вы будете кратки, конкретны, объективны, внимательны к чужому мнению и настойчивы на своем – любое совещание будет иметь только положительные результаты. Не бойтесь уточнять информацию, требуйте компетентных комментариев, будьте на страже фактам. Не позволяйте никому доминировать над вами и с железной стойкостью несите планку лидера.

Совещание, подготовленное даже наилучшим образом, может стать формальным и безрезультатным, если не будет обеспечено правильное руководство его ходом. Последнее связано прежде всего с созданием условий, позволяющих участникам совещания действовать не как механической сумме отдельных лиц, а как единой рабочей группе.

Прежде всего, следует учесть, что тематика, которая будет доминировать на совещании, формируется следующим образом:

Рис. Формирование тематики на совещании.

Руководитель совещания должен следить, чтобы доминирующие подтемы не вышли за рамки главной темы совещания, и обсуждение не отклонилось от соответствующих целей.

Факторы успешного проведения совещания

1. Групповая работа. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то надо непременно обеспечить коллективный умственный труд присутствующих, т, е. групповую работу. О групповой работе по существу можно говорить в том случае, если результат работы группы:
   • выше результата индивидуального труда лучшего члена группы
   • лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы (1+1+1 к>3, где к – дополнительная энергия, или синергия), которая показывает наличие групповой работы

   Групповая работа требует специальной подготовленности. При физическом труде выражение этих закономерностей является само собой разумеющимся (коллективный труд всегда производительнее), но при умственном труде достигнуть соответствующего результата значительно сложнее.

2. Отсутствие конфликтов, мешающих работе. На совещании может создаваться благоприятная почва для возникновения различных конфликтов между его участниками. Если суть этих конфликтов не совпадает с рассматриваемыми проблемами, то налицо конфликты, мешающие ходу совещания. Руководитель совещания, а также его участники должны уметь различать эти конфликты и решительно вести обсуждение в нужном русле, которое яснее всего определяется четкими целями совещания.
3. Наличие атмосферы непринужденности и деловитости. Атмосфера на совещании прямо зависит от руководителя. Сотрудничеству не способствует чрезмерная критика, сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить, чтобы непринужденность не подавляла деловитость, и наоборот. Рассмотрение проблемы неприятного содержания надо оставить на конец совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и сделать это по возможности коротко. Большинство таких проблем надо решать в индивидуальном порядке.
4. Обеспечение активности. Довольно широко распространено явление, при котором не всегда активность выступления равнозначна весомости вносимых при этом предложений. Причина в различии характеров людей, и, прежде всего, их темпераментов. Руководитель совещания должен тактично следить за регламентом выступлений, не упуская из вида цели совещания. Может появиться необходимость предоставления слова специально менее активным участникам.
5. Умение слушать. – одно из важнейших качеств участников совещания. Слушание не равнозначно заслушиванию выступающего, чтобы затем выступать с заранее подготовленными и обдуманными соображениями (для этого не обязательно выслушивать противоположную сторону). Выслушивание позволяет осмыслить высказанную мысль и самому стать участником процесса мышления. Только внимательное прослеживание хода мыслей выступающего с одновременным их осмыслением можно назвать процессом слушания на совещании. Такое слушание является интегрирующим фактором для всей группы участников совещания, что в свою очередь крайне необходимо в групповой работе.
6. Обсуждение особых мнений. Одной из гарантий успеха совещания является результат, получаемый путем учета мнений всех его участников. Часть мнений и предложений и даже выдвигаемые в ходе совещания проблемы могут поневоле оказаться ошибочными. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причины ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с чувством, будто его точка зрения правильная, а решение совещания ошибочное).Вторую, зачастую большую часть особых мнений составляют такие, которые стремятся расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Именно такие особые мнения требуют обсуждения и они, как правило, являются ценными и позволяют достигнуть положительных результатов. На совещании нельзя прибегнуть к голосованию, ибо в таком случае это уже не совещание.
7. Критика точки зрения, а не людей. Поскольку носителями определенных мнений являются конкретные люди, то на совещаниях создаются предпосылки для возникновения отрицательного явления – критики конкретного человека («Иванов не выполнил работу»), вместо того чтобы направить главное внимание на суть проблемы («На участке, за который отвечает Иванов, положение такое-то»). Разница в том, что в первом случае человек чувствует себя объектом критики, а во втором случае этим объектом является работа, точнее, возникшая проблема. В первом случае обсуждение может превратиться во взаимную перебранку между критикуемым и критикующим, во втором случае создаются предпосылки для конструктивного обсуждения самой работы.
8. Выступление. Искусство выступления – это самостоятельная, обширная область деятельности. Ориентирование в ней и изучение ее требует специальных знаний и умений. На совещании не нужно применять весь арсенал знаний ораторского искусства, но любое хорошее выступление имеет свои требования – краткость, конкретность, эмоциональную увлеченность. Реплики не должны прерывать ход мышления выступающего – дельные реплики подаются после высказанной мысли, когда оратору к сказанному больше нечего добавить, и должны относиться к данной мысли, уточнять, расширять, сужать, иллюстрировать эту мысль. Руководитель совещания должен следить, кому из участников соблюдение вышеприведенных требований затруднительно, и в индивидуальном порядке обратить на это внимание.

1. Уверены ли вы, что ваше участие в данном совещании, в целом или в частности крайне необходимо?
2. В чем состоит ваш вклад в успешность проведения совещания?
3. Совещающиеся должны создать единую рабочую группу, основной частью которой является анализ таких проблем работы организации, осуществление которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.
4. Умение слушать и анализировать на совещании – это важнейшие и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.
5. На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по возможности четко и кратко. Прерывать выступающего нельзя. Слово для дополнения высказанной мысли дается в порядке очередности.
6. Участникам совещания целесообразно делать в ходе обсуждения заметки.
7. Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения. Это одна из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества.
8. От положительного решения какой-либо рабочей проблемы зависит также все большее удовлетворение запросов и потребностей каждого отдельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.
9. При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства. Подавление мысли других ведет к потере ценной информации.
10. В каждом выступлении должна быть, по меньшей мере, одна ведущая идея (или предложение).
11. Каждый доклад должен завершаться кратким заключением, которое обращает внимание на главное.
12. Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от действенности подготовки и уровня проведения совещания.

Таким образом, совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

Для того чтобы совещание было эффективным необходима его тщательная подготовка. Следует помнить, что расходы на совещание пропорциональны числу его участников и длительности. К сожалению, затраты на совещания не очевидны, и поэтому они не всегда учитываются руководителями. В результате в практике управления некоторыми организациями можно наблюдать частые длительные заседания с множеством участников, приглашенных "на всякий случай". Часто на практике этот случай, требующий обязательного, с точки зрения руководителя, присутствия множества подчиненных на каждом совещании подразумевает следующие его опасения:

• "А вдруг возникнут вопросы, на которые только этот работник сможет ответить? Ведь это касается его сферы деятельности! Тогда пусть присутствуют на совещании все работники, которые хотя бы отдаленно могут иметь отношение к обсуждаемой проблеме", – решает руководитель;
• "А вдруг в ходе обсуждения выявятся проблемы и неувязки в работе подразделений? Поэтому нужно, – думает руководитель, – чтобы на совещании присутствовали начальники всех подразделений независимо от того, касается обсуждаемый вопрос их подразделения, или нет";
• "А вдруг выяснятся неожиданные вопросы в работе, которые надо будет с ходу решать? Так пусть "под рукой" будет как можно больше работников", – перестраховывается руководитель.

Все эти и некоторые другие "вдруг" имеют следствием многочисленные собрания по любому поводу, надолго отрывающие людей от текущей работы. Эффективность совещаний на практике может также уменьшаться по следующим причинам.

• – недостаточно четко формулируется цель совещания и нс обосновывается необходимость его проведения;
• – участники совещания не относятся должным образом к своим обязанностям;
• – руководитель безапелляционно излагает свою точку зрения, мешая тем самым высказывать свое мнение другим участникам совещания;
• – не выдерживаются регламент и направленность дискуссии, что ведет к затягиванию совещания и отвлечения внимания на посторонние темы.

Исправить подобные недостатки в работе деловых совещаний может их предварительная рациональная организация. Совещания требуют тщательной подготовки. Их организация включает в себя целый ряд действий:

• принятие решения о проведении совещания;
• определение задач и тематики совещания;
• формирование повестки дня;
• определение состава участников;
• назначение даты, времени начала и ориентировочной длительности совещания;
• подготовка доклада и проекта решения совещания;
• предварительная подготовка состава участников к совещанию;
• подготовка помещения и оргтехники.

Следует, однако, заметить, что перечисленные действия по подготовке относятся в основном к проблемному и инструктивному совещанию. Оперативные совещания не требуют столь долгой и тщательной подготовки, поскольку не нужно каждый раз принимать решение о необходимости их проведения – это уже решено заранее и в организации установлен день их проведения. Также заранее определены тематика, задачи, состав участников, место проведения. Подготовка участников совещания обычно сводится к сбору и предварительному анализу результатов текущей работы возглавляемого подразделения.

Рассмотрим более подробно вопросы подготовки проблемного и инструктивного совещания.

Подготовка работы совещания начинается с принятия решения о его проведении. В первую очередь оценивается его целесообразность. Исключение составляют случаи, когда совещание является регулярным и проводится по утвержденному графику, например, один раз в неделю в установленный день.

Целесообразность проведения совещания обусловливается необходимостью коллективного обсуждения и решения какого-либо сложного вопроса, который не может быть решен иначе (например, в ходе текущей работы, в деловой беседе и т.п.), или необходимостью срочного информирования или инструктирования работников.

При этом руководитель оценивает альтернативы проведению совещания. К ним относится оценка.

• – стоит ли выносить решение вопроса на какое-то регулярное совещание (например, оперативное), а не собирать совещание отдельно?
• – можно ли ограничиться телефонными звонками или селекторным совещанием?
• – нельзя ли передоверить решение вопроса другому руководителю (своему заместителю, начальнику специализированного отдела);
• – надо ли руководителю лично участвовать в этом совещании?

Таким образом, руководитель, прежде чем принять решение о проведении совещания рассматривает его целесообразность и возможность замены другими формами работы.

Очень важным является определение задач совещания. Уже на подготовительной стадии руководитель должен понимать: какие именно результаты должны быть получены в итоге работы совещания. Четкое определение и понимание задач совещания помогает в дальнейшей организации его работы.

Таким образом, в ходе подготовки к проведению совещания руководителю необходимо сформулировать задачи, которые должны быть решены в его ходе и спланировать ожидаемые результаты работы. На основании этой информации формулируется тематика предстоящего совещания.

В зависимости от поставленных задач и тематики обсуждения на совещание может быть вынесен один или несколько вопросов. Письменная формулировка этих вопросов представляет собой план работы совещания, который принято называть повестка дня.

Повестка дня совещания представляет собой документ, который содержит информацию об основных вопросах, выносимых на обсуждение.

Повестка дня определяет не только какие вопросы будут обсуждаться на совещании, но и в какой последовательности. Наиболее целесообразным считается размещение вопросов по степени их приоритетности и важности. Хотя существует и другая точка зрения. Так, психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой. Поэтому успешно покончив с одним вопросом, они готовы так же быстро и эффективно решить остальные.

Повестка дня формулируется максимально конкретно. В ее состав включается перечисление тем докладов, содокладов, сообщений по каждому вопросу с указанием ФИО и должностей выступающих.

Повестка дня согласовывается с выступающими работниками и утверждается руководителем, отвечающим за проведение совещания.

Следующим этапом в подготовке делового совещания является определение состава его участников.

Определение состава участников обусловливается целью и задачами совещания. Если совещание носит проблемный характер, т.е. имеет целью найти оптимальный вариант решения какой-то задачи, то приглашать на него следует только работников, компетентных в данном вопросе. Кроме того, могут быть приглашены работники, которые будут исполнять принятое решение. Приглашение других работников, пусть даже и занимающих важные должности в организации нецелесообразно, так как они не смогут квалифицированно обсуждать поставленный вопрос. Напротив, они могут увлекать дискуссию в неожиданную сторону и отвлекать участников совещания посторонними вопросами.

Если целью совещания является доведение до сотрудников информации, то на него приглашаются все, кому эта информация предназначена.

Если совещание носит инструктивный характер, то состав его участников определяется потребностью довести руководящие указания и инструкции до руководителей нижестоящих уровней управления и исполнителей.

Следует помнить, что в любом случае число участников должно быть минимально необходимым.

Важным моментом подготовки совещания является определение даты, времени его начала и ориентировочной длительности.

Эффективность совещания напрямую зависит от степени активного участия работников в обсуждении поставленного вопроса, подготовки необходимой информации и обеспечении ею всех участников обсуждения. Поэтому нецелесообразно собирать проблемное совещание неожиданно для его участников, не давая им времени на осмысление проблемы.

Исключением является совещание по оперативным вопросам, по внезапно возникшим острым проблемам, в том числе но проблемам устранения чрезвычайных ситуаций. Вопросы, требующие быстрого решения, допускают оперативное приглашение работников на совещание.

Информационные и инструктивные совещания также не требуют длительной подготовки участников, поэтому могут назначаться в короткие сроки.

Таким образом, при назначении даты проведения совещания следует учитывать характер вопросов, выносимых на обсуждение и сложившуюся ситуацию. В общем случае даты проблемных совещаний назначаются с учетом времени, необходимого для подготовки участников, на что может понадобиться несколько дней или даже недель. Информационные и инструктивные совещания могут назначаться в короткие сроки, в том числе в течение одного рабочего дня.

Наилучшим днем для проведения совещания считается середина рабочей недели, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу.

Оперативные совещания, как правило, собираются в определенный день недели. Чаще всего в ее начале.

Для того чтобы не заставлять работников несколько раз переключаться с одного вида деятельности на другой, что неизбежно снижает их производительность труда, лучше назначать совещания в начале, конце рабочего дня или после обеденного перерыва. При выборе времени стоит учитывать, что наиболее сложные вопросы, требующие умственных усилий и сосредоточения внимания легче решаются в начале рабочего дня.

При подготовке совещания необходимо также определить его планируемую продолжительность. Это позволит работникам рационально использовать оставшуюся часть рабочего дня.

Подготовка доклада и проекта решения совещания. Это большой объем работы, включающий предварительную проработку вопроса, который выносится на совещание. Специалист, готовящий доклад, собирает информацию, представляет ее в доступном для понимания виде – формулирует проблему, анализирует факты, приводит аргументы "за" и "против", готовит визуальное сопровождение доклада – фото, видео, презентацию и др. При этом докладчик должен дать объективную информацию, рассмотреть разные точки зрения на решение проблемы, а в заключение привести свое мнение по изученному вопросу.

В некоторых случаях, особенно если проблема, выносимая на совещание, является достаточно сложной, доклад может быть разослан участникам заранее в письменном виде. Это позволяет будущим участникам совещания сформировать свою точку зрения, подготовить вопросы и предложения. В таком случае доклад в полном объеме на совещании не зачитывается. Докладчик делает краткое вступление для того, чтобы начать обсуждение и переходит к ответам на вопросы и дискуссии. Следует заметить, что активность участников обсуждения в таких случаях выше, так как они уже вошли в курс дела и готовы к принятию решения.

Особенно широко ранняя рассылка материалов используется при подготовке инструктивного совещания. Это делается для того, чтобы участники приходили на совещание уже ознакомившись с информацией и можно было сразу перейти к обсуждению особенно сложных вопросов.

Проект решения совещания также готовится заранее. Это связано с тем, что решение должно быть сформулировано четко и однозначно. Оно не должно противоречить действующему законодательству и внутренним регламентирующим документам организации. Должно быть обоснованным с разных точек зрения. В процессе совещания, в присутствии множества людей, трудно обеспечить точность и тщательность формулировок. Поэтому лучше заранее подготовить "черновик" решения. Его рабочий вариант может содержать несколько вариантов принимаемого решения, или пустые строки в местах спорных формулировок. В большинстве случаев проект продолжает дорабатываться уже после окончания совещания, когда приняты принципиальные решения по обсуждаемому вопросу.

Подготовка участников совещания заключается в том, чтобы оповестить их о планируемом совещании, заранее ознакомить с повесткой дня и с материалами, которые касаются обсуждаемых на совещании вопросов.

Подготовка помещения и оргтехники. Помещение, в котором проводятся совещания, должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

Перечисленные действия по подготовке совещаний выполняются специально назначенными работниками. В самом простом случае, при небольшом количестве участников совещания, подготовка совещания может быть возложена на секретаря или помощника руководителя. При организации масштабных совещаний по сложным вопросам с большим количеством участников может быть создана рабочая группа, которая должна подготовить повестку дня, проект решения совещания, провести предварительные краткие совещания в подразделениях, обеспечить техническую подготовку и размножение необходимых для работы материалов.

Одиннадцать вопросов организатору совещания

• 1. Требуется ли вообще проводить совещание?
• 2. Чем и как можно заменить совещание?
• 3. Должен ли я лично проводить совещание?
• 4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?
• 5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?
• 6. Удобно ли выбрано время или следует перенести совещание?
• 7. Закрыто ли помещение для посторонних?
• 8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?
• 9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
• 10. У казано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из сотрудников должен непременно в этом участвовать?
• 11. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?